VoIP-Provider-Rechnungen per PDF oder wie sonst?

[Christoph]

Angeregt durch diesen Thread, möchte ich doch mal fragen, wie es die allgemeine Praxis ist, mit der die VoIP-Provider Ihre Rechnungen verschicken.

Also, Nikotel macht es per PDF, sipgate ebenso, das weiß ich wohl.

Wie machen es andere und was haltet Ihr von PDFs?

Zu unterscheiden ist sicher, ob es Privatanwender oder Geschäftskunden sind, denn Letztere benötigen die Rechnungen für die Steuer und die stellt sich mitunter an...

 

[betateilchen]

Kurz & knapp:

Rechnungen müssen auch als ausgedruckte PDF Dateien vom Finanzamt anerkannt werden, solange alle gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte vorhanden sind.

http://www.bundesfinanzministerium....IV-B-7-S-7280-19/04-Adobe-Acrobat-3.x-4.x.pdf

 

[Christoph]

Sehr interessanter Link, vielen Dank, beta.

 

[supasonic]

Es dürfte doch aktuell so sein, dass nicht nur die meissten VoIP-Provider
ihre Rechnungen als PDF verschicken - das ist auch bei den Webhostern
und DSL-Providern (vielleicht mit Ausnahme "Big T") gängige Praxis.

Bei genügend Kunden ist das sicher schnell ein Posten der sich bemerkbar
machen dürfte. (Wohl weniger der Ausdruck, als das Porto)

... my 2 cents.

 

[TinTin]

@betateilchen
FALSCH. Lies es Dir mal genau durch, der Link gibt genau das wieder was ich schon schrieb, belegt also meine Ausführungen:

1. Absatz 2.1
9 Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auch auf elektronischem Weg übermittelt werden (§ 14 Abs.1 2 UStG.)

Unter 11 wird dann beschrieben, dass bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung diese mit qualifizierter elektronischer Signatur (mit Anbieter-Akkreditierung) zu erfolgen hat. Dies ist ein MUSS, kein kann.

Es liegen also bei Sipgate und Nikotel gleich 2 Fehler vor - 1. wird der Empfänger nicht gefragt, ob er dieser Form der Zustellung zustimmt und 2. ist die Zustellung nicht korrekt, weil die Auflagen bzgl. der digitalen Signatur nicht erfüllt sind.

@Herrn Heppner
Ihre Aufforderung dies zu akzeptieren kann ich nicht gutheissen; ich würde Ihnen empfehlen sich dringend bei Ihrem Finanzamt zu erkundigen, bevor Sie hier weitere Empfehlungen in diese Richtung geben - bei einer Steuerprüfung kann dies fatal sein und es müssen unter Umständen sämtliche abgezogenen Vorsteuerbeträge aus diesen "PDF-Rechnungen" (ohne Signatur) an das Finanzamt zurückgezahlt werden. Bei einer Steuerprüfung sind sowohl die PDF Dateien wie auch die zu speichernden digitalen Signaturen als Beweis vorzulegen.

Ich habe mich mit dieser Materie schon eingehends befasst (hatte vor kurzem erst eine Steuerprüfung).

Tin

 

[supasonic]

Zitat aus dem von betateilchen verlinkten Dokument:
"Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen übermittelten
Rechnung bedarf keiner besonderen Form ...
Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise
tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen"

Bliebe noch die fehlende Signatur ...

 

[TinTin]

@supasonic
das heißt nur, dass der Rechnungssteller aus dem Schneider ist, der Empfänger nicht, wenn er nicht widerspricht und auf eine Rechnung pocht, die tatsächlich Dokumentenstatus erfüllt. Also mit qualifizierter digitaler Signatur oder per Post.

Ich habe die Prüfer hier gehabt, glaub es mir, da nützt es nichts zu diskutieren mit Argumenten wie "gängiger Praxis" etc., die holen raus was rauszuholen ist. Wenn man Glück hat, fällt es mit selbstausgedruckten Rechnungen nicht auf, aber ich möchte mich nicht darauf verlassen, das ich in der Beziehung in Zukunft "Glück" habe. Der Rechnungssteller ist immerhin in der "Bringschuld" für eine ordentliche Rechnung, deshalb lasse ich mich nicht mehr mit PDF Dateien ohne Signatur abspeisen. Ich habe das schon mit einigen durchkämpfen müssen.

Gruß,
Tin

 

[supasonic]

@ TinTin:
Genau darauf wollte ich hinweisen: dass der Rechnungs-Aussteller die
Rechnung durchaus als PDF versenden kann - ohne den Empfänger
unbedingt erst fragen zu müssen. So der Empfänger das akzeptiert
und keine "papierne" Rechnung fordert.
Allerdings muss der Aussteller dann eben auch für signierte PDFs sorgen.

(BTW: für mich scheint es weniger Aufwand zu sein, eine Rechnung
abzuheften, als 10 Jahre lang alle PDF-Rechnungen + Signatur
auf Datenträger vorhalten zu müssen)

 

[betateilchen]

(BTW: für mich scheint es weniger Aufwand zu sein, eine Rechnung
abzuheften, als 10 Jahre lang alle PDF-Rechnungen + Signatur
auf Datenträger vorhalten zu müssen)

und wer möchte bitteschön nachweisen können, ob die Rechnung auf dem Drucker des Käufers oder des Verkäufers ausgedruckt wurde ?

Immerhin diskutieren wir hier ja über ausgedruckte Rechnungen :!:

@TinTin aus mehrjähriger Arbeit in einer großen Steuerkanzlei kann ich Dir mit ziemlicher Sicherheit versichern, daß eine von Dir ausgedruckte Rechnung (egal ob Word PDF oder sonst ein Format) auch vom Finanzamt anerkannt wird. Vorausgesetzt es sind alle vorgeschriebenen Rechnungsinhalte vorhanden.

Die beiden einzigen mir bekannten großen "Online-Rechnung-Anbieter" deren Rechnungen keiner Finanzamtprüfung standhalten würden sind T-Com und eplus. Zumindest bei eplus ist es aber so, daß der Kunde bei Umstellung auf Online-Rechnung auf diese Tatsache ausdrücklich hingewiesen wird.

 

[TinTin]

(BTW: für mich scheint es weniger Aufwand zu sein, eine Rechnung
abzuheften, als 10 Jahre lang alle PDF-Rechnungen + Signatur
auf Datenträger vorhalten zu müssen)

Das sehe ich auch so.

 

[TinTin]

und wer möchte bitteschön nachweisen können, ob die Rechnung auf dem Drucker des Käufers oder des Verkäufers ausgedruckt wurde ?

Immerhin diskutieren wir hier ja über ausgedruckte Rechnungen :!:

Es ist jedem selbst überlassen, ob er dieses Risiko tragen will oder nicht, das Problem ist, dass viele um dieses Problem gar nicht wissen und die Rechnung daher in dieser Form ohne Widerspruch akzeptieren. Je nach benutztem Drucker und Papiersorte ist das nämlich recht leicht zu erkennen, nicht jeder hat einen hochauflösenden Farblaser Drucker.

@TinTin aus mehrjähriger Arbeit in einer großen Steuerkanzlei kann ich Dir mit ziemlicher Sicherheit versichern, daß eine von Dir ausgedruckte Rechnung (egal ob Word PDF oder sonst ein Format) auch vom Finanzamt anerkannt wird. Vorausgesetzt es sind alle vorgeschriebenen Rechnungsinhalte vorhanden.

Wenn dem so ist (mehrjährige Tätigkeit in Steuerkanzlei), solltest Du auch wissen, dass Du eine solche "Versicherung" überhaupt nicht abgeben darfst.

Die beiden einzigen mir bekannten großen "Online-Rechnung-Anbieter" deren Rechnungen keiner Finanzamtprüfung standhalten würden sind T-Com und eplus. Zumindest bei eplus ist es aber so, daß der Kunde bei Umstellung auf Online-Rechnung auf diese Tatsache ausdrücklich hingewiesen wird.

Bei der Telekom wird man nur nach Eigeninitiative umgestellt (Punkt 9 erfüllt), wie die elektronischen Rechnungen dann aussehen und ob sie konform der Forderung nach qualifizierter elektronischer Signatur ausfallen kann ich nicht sagen, da ich natürlich =nicht= umstelle.

Gruß,
Tin

 

[Tippfehler]

Bei T-COM kann man die Rechnung auf FAX-Format umstellen. Da gibt es einige Besonderheiten, die es evtl. einfacher machen, eine Steuerprüfung zu überstehen.

 

[otaku42]

@Tippfehler: gleiches gilt fuer Netcologne. Dort wird die Rechnung in verschiedenen Formaten, neben PDF auch als Excel Sheet, noch eines was mir nicht einfaellt und in Fax-Form angeboten. Letzteres wird explizit empfohlen fuer Faelle, in denen die Rechnungen beim Finanzamt eingereicht werden.